Como organizar e gerenciar e-mails de maneira mais inteligente

Sete dicas para usar e-mail com mais inteligência:

1. E-mail não é chat: para bater papo ou desenvolver um diálogo, use o telefone ou ferramentas como Skype e WhatsApp, e não o e-mail.
2. Evite e-mails com cópia (CC) para diversas pessoas, quando o assunto não for totalmente relevante. Já recebi e-mail com cópia para onze pessoas e o conteúdo dizia simplesmente “ok”. Isso não é nada relevante, concorda? Para as outras pessoas copiadas também não era uma informação necessária.
3. Determine horários para ler e responder e-mails. Exemplo: às 8 horas, às 11 horas, às 14 horas e às 17 horas. É ainda melhor se você fizer isso uma vez por turno. Acredite, é possível e você terá mais tempo e liberdade para trabalhar mais e melhor.

Ninguém interrompe seu banho para fazer outra coisa ou atender um cliente. Então, por que muitos interrompem atividades para verificar seus e-mails a qualquer momento?

Desconsidere essa orientação, caso sua comunicação e ferramenta principal de venda seja o uso de e-mails. Nesse caso, você deve verificá-los com a maior frequência possível.

4. Leia e responda de imediato: quantas vezes você lê determinada mensagem e deixa para responder depois? Quantas pessoas criam uma pasta com “e-mails não lidos” ou “importantes”? Se for importante leia e responda imediatamente. Talvez você já tenha pensado em algo como: “Preciso de uns dois dias para colocar meus e-mails em dia!” Isso não está correto: e-mails devem ser um meio para facilitar seu trabalho e não a causa de um transtorno.
5. Troque o e-mail pelo telefone para assuntos simples: quando for escrever um, pergunte-se: “Posso trocar este e-mail por uma simples ligação telefônica ou um contato pessoal?” Se a resposta for sim, você já sabe o que deve fazer, certo? Se todos pensassem assim, as caixas de e-mails não viveriam tão lotadas. Crie esse hábito e motive seus contatos a fazer isso.
6. Peça a resposta por telefone: oriente seus colegas para usar mais o telefone em casos de assuntos simples. Vejo muitas pessoas dizerem em ligações telefônicas: “Eu respondo por e-mail”.
7. Diminua a preguiça: o e-mail é um meio de comunicação preguiçoso. Conheço pessoas que enviam um e-mail para clientes perguntando se receberam o orçamento enviado por e-mail. Caso você faça isso ou algo semelhante, mude. Não perca a oportunidade de falar com o cliente. Esse é um caminho para fortalecer a relação de ambos.

Seguindo esses pontos, a comunicação será muito mais rica. Você terá a oportunidade de ser persuasivo e salientar detalhes do orçamento, além de perguntar se o cliente tem mais alguma dúvida e se o preço ficou dentro das expectativas dele. Já fechei muitas vendas por ter ligado para o cliente, depois de ter enviado orçamento.

Se você sentiu algum desconforto com essas novas ideias de trabalho com e-mails, não se preocupe com isso, é normal. Quando nos acostumamos a usar uma ferramenta de um único modo, como é o caso dos e-mails, sentimos dificuldades no início da prática de novos hábitos – ainda mais quando sua forma de uso é um consenso geral. Contudo, tente essas ideias e você verá boas mudanças.

Certa vez, ouvi uma advogada dizer, depois de procurar e não encontrar um documento: “Minha desorganização tem me custado muito caro. Ando perdendo muito tempo por não dar a devida atenção para organizar meus arquivos”.

E você? Já parou para pensar quanto custa sua possível desorganização? Ou quanto ganharia sendo mais organizado do que já é?

Imagino que você saiba o que deve fazer para melhorar sua organização, não é? Logo, está mais do que na hora de passar a fazer o que precisa.

Escreva três motivos convincentes que comprovem que a metodologia usada até agora não precisa de correção, está completa e alcançando o nível máximo de eficácia. Se não achar os motivos e perceber que ainda existem oportunidades de melhorias, é hora de começar a organizar e gerenciar melhor seus e-mails.